English 日本語
Quản lý văn bản hiệu quả bằng phần mềm
03.08.2017 140 lượt xem

Quản lý văn bản hiệu quả bằng phần mềm

Quản lý văn bản là việc làm thường xuyên và quan trọng ở bất kỳ đơn vị nào. Để làm tốt được việc quản lý văn bản, các văn bản này cần được Thiết lập được quy trình quản lý, phân loại và tổ chức sắp xếp một cách khoa học, ngăn nắp, giúp cho việc lưu trữ, tìm kiếm, theo dõi trở nên dễ dàng, đồng thời tránh được những rủi ro, mất mát hay thiếu sót văn bản của đơn vị.

Một số phương pháp quản lý văn bản
-    Quản lý văn bản bằng hồ sơ giấy

                                                                                      
 
Đây là phương pháp truyền thống thực hiện một cách thủ công , được áp dụng rộng rãi khoảng thời gian trước đây, khi máy tính và công nghệ thông tin còn khá xa lạ với mọi người. Để sắp xếp văn bản một cách khoa học trước tiên nên phân loại văn bản tổ chức theo dạng hình cây. Từ tổng thể đến chi tiết. Phân loại theo cơ quan ban ngành, phân loại theo chủ đề, phân loại theo cụm nội dung hay phân loại theo các nhóm có tính chất, đặc trưng riêng. Sau khi đã phân loại văn bản – hồ sơ tài liệu, cần sắp xếp hồ sơ khoa học, dễ tìm kiếm khi cần thiết.Sau đó dựa vào những đặc tính để sắp xếp thàng các loại văn bản riêng như sắp xếp theo thời gian, sắp xếp theo mẫu chữ cái hay sắp xếp theo tính chất của các loại hồ sơ. Việc quản lý bằng phương pháp này đem lại hiệu quả chưa cao, tốn kém thời gian, tốn kém không gian lưu trữ, khó khăn trong vấn đề quản lý và dễ xảy ra tình trạng mất mát không đáng có...
-     Quản lý văn bản trên các thiết bị máy tính bằng file excel hoặc word.


Bằng cách lập các folder quản lý các file theo nội dung trên máy tính. Tuy nhiên phương pháp quản lý này bị hạn chế bởi dung lượng của thiết bị lưu trữ, gặp nhiều rủi do trong quá trình quản lý dữ liệu khi thiết bị gặp trục trặc, hỏng hóc.
-    Sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý văn bản                                  
 
Sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý văn bản được xem  là phương pháp khoa học và chuyên nghiệp nhất. Phần mềm giúp số hóa công tác quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, cung cấp các tính năng hỗ trợ hoạt động, tự động quản lý quy trình nghiệp vụ văn phòng với hiệu quả công việc cao.

Hiệu quả ưu việt khi quản lý văn bản bằng phần mềm
Phần mềm quản lý văn bản giúp đơn vị bạn lưu trữ quản lý theo một chuẩn nhất định. Có thể phân loại văn bản tài liệu hồ sơ một cách hiệu quả.Trong các trường hợp máy tính hay phần cứng có vấn đề sự cố, kho dữ liệu vẫn được đảm bảo an toàn do đã được lưu trữ trong hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu chuyên dụng. Ngoài ra phần mềm quản lý văn bản, quản lý tài liệu này còn có thể lưu trữ một dung lượng lớn tài liệu, có thể kết nối quản lý thông suốt qua mạng nội bộ, hay có thể truy cập tìm kiếm tài liệu từ xa qua internet bằng các thiết bị di động thông minh.


 
Quản lý văn bản hiệu quả bằng phầm mềm eDocman Plus
Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý văn bản, trong đó  C-Office - phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp là giải pháp văn phòng điện tử cung cấp cho các cơ quan, doanh nghiệp một môi trường làm việc cộng tác với hơn 20 tính năng ứng dụng hữu ích được tích hợp trong cùng một hệ thống trên giao diện website, phục vụ mọi hoạt động trong ứng dụng văn phòng điện tử. Đây là một sản phẩm được đóng gói từ giải pháp eDocman Plus – giải pháp đạt giải thưởng Sao Khuê 2012 cho giải thưởng phần mềm xuất sắc nhất do Hiệp hội Phần mềm & Dịch vụ Việt Nam (VINASA) tổ chức. Sản phẩm do nhóm kỹ sư CMCSoft phát triển và đã được cấp chứng nhận Bản quyền tác giả số 821/2012/QTG bởi Cục Bản quyền tác giả trực thuộc Bộ Văn hóa – Thể thao & Du lịch.
Phần mềm đang rất được nhiều đơn vị, cơ quan, tổ chức cũng như các đơn vị doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Với giao diện thân thiện dễ sử dụng, đầy đủ tính năng nghiệp vụ quản lý văn bản, tích hợp nhiều tính năng vượt trội.

Thông tin liên hệ tư vấn:
Công ty TNHH Giải pháp Phần mềm CMC
Tel: (+84.4) 39 43 9066
Fax: (+84.4) 39 43 9067
Email: cmcsoftinfo@cmc.com.vn